Erfolgreiche Online-Buchhaltung für Gründer und Selbstständige

Viele Gründer streben danach, möglichst ohne großen finanziellen Aufwand den Sprung in die Selbstständigkeit zu tun. Das ist allerdings nicht ganz einfach. Wie so oft, steckt der Teufel im Detail. Jede Kostenposition, sei sie noch so klein, summiert sich am Ende des Monats zu einem großen Betrag auf. Zudem bedeuten viele Aufgaben ein gewisses Maß an organisatorischer oder administrative Arbeit. Diese ist in der Regel unbezahlt oder kostet Geld. Ganz oben auf der Liste der typischen Pflichtaufgaben stehen Buchhaltung und Zahlungsverkehr. Worauf Du bei der Auswahl des passenden Anbieters achten solltest und welche praxiserprobten Tricks und Kniffe es gibt, um online eine ordnungsgemäße Buchführung zu erstellen, ist jetzt Thema.

Grundlegendes zur Online Buchhaltung

Viele Anbieter von Online-Buchhaltungssoftware versprechen vollmundig, dass jeder ohne Vorkenntnisse seine eigene Buchhaltung erstellen kann. Doch das ist nicht die volle Wahrheit, denn so ganz ohne jegliches Verständnis für Buchungszusammenhänge funktioniert es nicht. Insbesondere, wenn es um doppelte Buchführung geht, kommen Buchungsvorgänge zur Anwendung, die sich dem Laien nicht ohne weiteres erschließen.

Dennoch sollten sich Gründer und Selbstständige von dieser hohen Hürde nicht abschrecken lassen. Anbieter von Online-Buchhaltungssoftware richten sich an Laien und die Bedienung wird immer einfacher. Es ist ratsam, bei der Auswahl des passenden Anbieters folgende Kriterien zu überprüfen:

1. Gibt es Videos zur Einarbeitung?
2. Stehen umfangreiche FAQs, Erläuterungen und Handbücher zur Verfügung?
3. Gibt es eine Hotline, um auftretende Fragen zu klären?
4. Hilft der Anbieter dabei, die Grunddaten wie steuerliche Veranlagung, Wahl des Kontenrahmens und Buchungskreisanlage ins System einzupflegen?

Nur, wenn mindestens diese Anforderungen erfüllt sind, handelt es sich um einen Anbieter mit Kundenorientierung. Zudem sollte die Software zusätzlich diese Merkmale aufweisen:

• Schnittstelle zu DATEV, eine gängige Software für Steuerberater, die in Deutschland am häufigsten Verwendung findet.
• Ausgabe der Datensätze im CSV-Format. Nutzt der Steuerberater kein DATEV, lassen sich die Datensätze über dieses Format auch in alternative Steuerberatungssoftware wie zum Beispiel Addison einlesen.
• Die Automatisierung von Kontierungen ist möglich. Das heißt, dass wiederkehrende Buchungen, wie zum Beispiel die monatliche Abbuchung des Mobilfunkanbieters, automatisch mit dem korrekten Buchungssatz versehen und verbucht werden.

Der Erfolg der Online-Buchhaltung hängt von der sorgfältigen Vorarbeit ab

Die Auswahl einer passenden Buchungssoftware ist der erste Schritt. Doch um effizient selbst zu buchen, brauchst Du zwingend gut vorbereitete Unterlagen. Das Geheimnis des kostengünstigen Selberbuchens liegt in erster Linie darin, dass Du schnell arbeitest und zum größten Teil immer denselben Arbeitsabläufen folgen. Nur, wenn Du ein gewisses Maß an Automatisierung und Routine in die Online-Buchhaltung bringst, rechnet es sich, selber zu buchen. Du kommst nicht drumherum, Deine Unterlagen penibel vorzubereiten.

• Sammle alle zu verbuchenden Rechnungen zentral an einer Stelle. Idealerweise erhältst Du die Rechnungen ohnehin digital, also richte einen digitalen Buchführungs-Sammelordner ein. Tipp: Nutze eine pdf-Software, mit der Du die elektronischen Belege beschriften kannst. Schriftzüge wie „Bezahlt“ oder „Verbucht“ ersetzen die althergebrachten Stempel und informieren sofort über den aktuellen Status.
• Manche Lieferanten, wie zum Beispiel Versicherungen oder Steuerberater, stellen die Beitragsrechnungen nur im Original auf dem Postweg zu. Scanne diese Belege und verwalte diese ebenfalls digital.
• Nummeriere die Lieferanten und Kunden nach einem schlüssigen System durch. Das ist insbesondere bei der doppelten Buchführung extrem wichtig und empfiehlt sich, wenn Du generell den Überblick über Deine offenen Posten behalten willst. Perfekt sind 5-stellige Kreditoren- und Lieferantennummern, die üblicherweise von Profis verwendet werden. Kreditoren erhalten Nummern ab 70.000 aufwärts, Kunden ab 10.000 aufwärts. Zähle buchstabenweise in Nummernpaketen nach oben, zum Beispiel so:
  • 70.000 Diverse A
  • 70.100 Diverse B
  • 70.200 Diverse C
  • usw.

Kommt nun beispielsweise ein neuer Lieferant namens Beier, teilst Du ihm die Kreditorennummer 70.101 zu. Der nächste Lieferant mit B erhält 70.202 und so weiter. Analog dazu nummerierst Du auch Deine Kunden durch. Der Kunde Albers bekommt die Nummer 10.001, der Kunde Berger 10.101, der Kunde Christ 10.201.

• Lege fest, wie Du die Belege bezeichnest. Das sollte immer auf dieselbe Art erfolgen. Eine bewährte Methode ist diese:

Nummer_Datum_Name_Belegnummer_Betrag_Liefer-/Leistungsgegenstand.

Beispiel:

Du erhältst am 01.10.2017 eine Rechnung der Firma Beier in Höhe von 550 € brutto für die Lieferung eines Druckers. Der Beleg wird im System wie folgt bezeichnet:

70.101_01.10.17_Beier_ 2017.312_550EUR_Drucker

Auf diese Weise erkennst Du bereits an der Bezeichnung, was sich hinter dem Dokument verbirgt und Dir stehen später beim Buchen in der Online-Software sofort alle erforderlichen Informationen zur Verfügung. Das reduziert den Aufwand enorm, denn Du musst den Beleg nicht mehr öffnen und die Details daraus entnehmen. Statt 2 Minuten für einen Buchungssatz benötigst Du jetzt nur noch 20 oder 30 Sekunden. Zudem können später Mitarbeiter auch ohne explizite Buchhaltungserfahrung die Erfassung vornehmen. Das spart Deine wertvolle Unternehmerzeit, die Du besser in Dein Kerngeschäft investierst.

Anbindung von Bankkonten an die Buchhaltungssoftware spart viel Zeit ein

Damit die Onlinebuchhaltung schnell, kostengünstig und effizient erfolgen kann, sollte das gewählte Bankkonto an die Buchhaltungssoftware angebunden werden. Gründer und Selbständige sollten deshalb überprüfen, ob der Abruf der Kontoauszüge über die Buchhaltungssoftware möglich ist. Zudem sollte die Option bestehen, Texte aus den Kontoauszügen zu identifizieren, um gleichartige Buchungssätze automatisch zu kontieren. Typische wären zum Beispiel Telefonkosten, Mietkosten, Versicherungsbeiträge, Bürobedarf, Leasingraten, Lohnzahlungen, Steuerforderungen und ähnliches. Das spart Zeit und Geld, weil Sie diese Buchungssätze nicht mehr manuell eintragen, sondern aus dem System übernehmen können. Du koppelst lediglich noch das PDF-Rechnungsdokument an den Buchungssatz und hast die Buchung damit rechtssicher erstellt. Die meisten Banken bieten die elektronische Schnittstelle an, die für den Online-Abgleich nötig ist.

Tipp: Gründer und Selbstständige sollten in Ruhe einen Vergleich bei Girokontovergleich.eu über Geschäftskonten vornehmen und ein kostengünstiges Girokonto suchen. Die aufgeführten Finanzinstitute verfügen in der Regel über die erforderliche Online-Anbindung. Im Zweifel ist die Internetseite nach den Details zum Online-Abgleich zu prüfen oder telefonisch Kontakt aufzunehmen.

Am Anfang mit professioneller Hilfe arbeiten, später alleine weitermachen

Absoluten Einsteigern ist zu empfehlen, die ersten 3 bis 6 Monate in Zusammenarbeit mit einer versierten Steuerfachkraft zu bewältigen. Die Profis zeigen anhand der auftretenden Geschäftsvorfälle, worauf beim Verbuchen zu achten ist. Bei vielen Betrieben ist es so, dass sich die Geschäftsvorfälle Monat für Monat ähneln. Kommt einmal ein neuer Sachverhalt hinzu, zum Beispiel der nicht alltägliche Kauf eines Firmenwagens, hilft es, den persönlichen Kontakt zum Steuerberater herzustellen, um den konkreten Buchungssatz zu verstehen und vornehmen zu können.

Buchen auf dem Server des Steuerbüros

Neben der frei verfügbaren Online-Software besteht die Möglichkeit, bei einem Steuerberater direkt auf dem Server zu buchen. Das ist mit höheren Kosten verbunden, hat aber den unschlagbaren Vorteil, dass die Daten gesichert sind und bei Bedarf von einer versierten Fachkraft kontrolliert und korrigiert werden. Zudem liegen im Falle einer Betriebsprüfung die Daten direkt beim Profi vor, der sich um alles Weitere kümmert.

Unterm Strich muss jeder Selbstständige ausrechnen, mit welcher Variante er besser fährt. Doch der Kostenpunkt ist nicht der einzige, auf den es zu achten gilt. Langfristig betrachtet ist nämlich der persönliche Kontakt zu einem Steuerbüro unbezahlbar, wenn es zum Beispiel im Rahmen einer mit Sicherheit kommenden Betriebsprüfung zu Unstimmigkeiten mit den Finanzbehörden kommt. Denn ein Steuerberater kennt er sich mit dem Steuerrecht für Selbstständige aus und weiß, wie er mit auftretenden steuerlichen Fragestellungen umzugehen hat.