Rechnungsprogramm vs. Word und Excel: Was ist besser?

Als Unternehmer musst du dich um viele verschiedene Dinge kümmern. Und spätestens, wenn du deinen ersten Kunden hast, stehst du auch vor der Entscheidung: Schreibe ich meine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm? Oder nutze ich Word und Excel? In diesem Beitrag erfährst du, was die Vorteile und Nachteile beider Lösungen sind.

Rechnungen schreiben: Rechnungsprogramm oder Word / Excel?

Wenn du eine Rechnung schreibst, solltest du ein paar grundlegende Dinge beachten. Beispielsweise muss deine Rechnungsvorlage bestimmte Angaben beinhalten. Hier erfährst du, welche das sind – und ob du deine Rechnungen besser mit einem Rechnungsprogramm oder mit Word / Excel schreibst.

Rechnungsvorlage

Im Internet stehen dir viele verschiedene Rechnungsvorlagen zum Download zur Verfügung. Egal ob du sie mit Word oder Excel schreibst – du musst alle Angaben manuell eintippen:

• Deine Unternehmensdaten
• Deine Steuernummer
• Kundendaten
• Leistungsdatum / Lieferdatum
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Produktdaten / Leistungsdaten
• Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer, Rabatte etc.

Schreibst du nur wenige Rechnungen im Monat, ist dieser Aufwand in Ordnung.

Sind es jedoch viele Rechnungen, lohnt es sich, auf die Automatisierung in einem Rechnungsprogramm zu setzen. Hier kannst du Kunde und Produkt auf einem Dropdown-Menü auswählen und musst keine Daten mehr manuell eintippen. Auch Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden automatisch übernommen.

So sparst du nicht nur Zeit, sondern entgehst auch typischen Fehlern, z.B. Rechnungsnummern doppelt zu vergeben oder Preise falsch einzutippen.

Übrigens: Wenn du eine Rechnung in einer anderen Sprache schreiben willst, geht das mit einem Rechnungsprogramm ganz einfach: Per Mausklick kannst du die Rechnungssprache ändern, z.B. Englisch, Französisch oder Spanisch.

Rechnungsdesign

Auch das Rechnungsdesign deiner Rechnungen ist wichtig – schließlich willst du seriös und professionell bei deinen Kunden wirken. Rechnungsvorlagen für Word und Excel bieten dir meistens ein schlichtes Basis-Rechnungsdesign. Für einfache Ansprüche genügt das. Willst du das Rechnungsdesign jedoch anpassen, ist das relativ schwierig – schließlich sind weder Word noch Excel professionellen Designprogramme.

Rechnungsprogramme bieten dir hingegen viele verschiedene professionelle Rechnungsdesigns zur Auswahl. Dabei kannst du per Mausklick zwischen den einzelnen Rechnungsdesigns wechseln und so testen, welches Design am besten zu dir passt.

Selbstverständlich kannst du auch dein Logo in dein Rechnungsprogramm hochladen sowie Schriftart, Schriftfarben und Hintergrundfarben individuell per Mausklick an das Logo auf der Rechnung anpassen. So erstellst du im Handumdrehen eine professionell designte Rechnung.

Rechnungen versenden: Besser mit einem Rechnungsprogramm?

Hast du deine Rechnung fertiggestellt, geht es darum, deine Rechnung zu versenden. Kann das ein Rechnungsprogramm besser – oder Word / Excel?

Rechnungsversand

Punkto Rechnungsversand lässt dir der Gesetzgeber die freie Wahl: Du kannst deine Rechnungen ausdrucken und per Post versenden oder sie per Email an deinen Kunden schicken.

Da der Rechnungsversand per Post dich Zeit und Geld kostet, empfiehlt es sich, Rechnungen per Email zu versenden. Schreibst du deine Rechnung mit Word oder Excel, öffnest du also dein Email-Programm, erstellst ein neues Anschreiben, lädst die Rechnung hoch und versendest die Email.

Automatisiert geht das Ganze mit einem Rechnungsprogramm: Hier klickst du nach Fertigstellung der Rechnung einfach direkt auf „senden“ – und schon kannst du die Rechnung direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus versenden. Der Email-Begleittext wird automatisch eingefügt – und selbstverständlich kannst du auch weitere Dokumente und Anhänge mitschicken.

Übrigens: Ein Rechnungsprogramm ermöglicht es dir auch, Online-Zahlungsoptionen wie PayPal oder Kreditkarte auf der Rechnung zu integrieren. Dein Kunde öffnet die Rechnungs-Email und kann sie direkt per Mausklick auf den „Jetzt bezahlen“ Button begleichen. So erleichterst du deinem Kunden die Zahlung – und er bezahlt schneller.

Rechnungen verwalten: Rechnungsprogramm vs. Word / Excel

Wenn du deine Rechnung geschrieben und versendet hast, bist du fast fertig. Fast, denn: Du musst deine Rechnungen auch ordentlich verwalten, schließlich sind es wichtige Belege für das Finanzamt. Wie du deine Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm und Word / Excel verwalten kannst, erfährst du jetzt:

Rechnungsverwaltung

Du schreibst deine Rechnungen mit Word und Excel? Dann kennst du das Prozedere bestimmt: Du musst deine Rechnungen manuell abspeichern, ordnen und verwalten, beispielsweise in der Dokumentenablage auf deinem PC. Wie du das machst, ist gänzlich dir überlassen, hat aber einen Nachteil: Je mehr Rechnungen, umso aufwendiger ist es. Und desto unübersichtlicher wird deine Dokumentenverwaltung.

Viel Zeit sparen kannst du mit einem Rechnungsprogramm: In einem Rechnungsprogramm werden alle deine Rechnungen zentral, automatisch und übersichtlich verwaltet. Filterfunktionen ermöglichen es, dir beispielsweise nur offene, unbezahlte Rechnungen anzeigen zu lassen. Oder die Rechnung eines bestimmten Kunden sekundenschnell zu finden.

Dadurch vergeudest du keine wertvolle Zeit mehr mit der Suche nach Rechnungen oder der Organisation deiner Dokumentenordner auf dem PC.

Zahlungsabgleich von Rechnungen

Rechnungsprogramme haben aber auch noch einen weiteren wichtigen Vorteil: Der automatische Zahlungsabgleich deiner Rechnungen.

Schreibst du deine Rechnungen mit Word oder Excel, musst du sie anhand deiner Kontoauszüge immer manuell abgleichen und als bezahlt markieren. Ein Rechnungsprogramm macht das über die Banking-Schnittstelle automatisch. Sobald der Zahlbetrag auf deinem Konto eingegangen ist, wird die entsprechende Rechnung damit verknüpft und als „bezahlt“ markiert.

So siehst du immer auf einen Blick, welche Rechnungen schon beglichen wurden – und welche überfällig sind.

Workflow: Angebot – Rechnung – Mahnung

Wo wir gerade von überfälligen Rechnungen sprechen: Diese solltest du natürlich einmahnen – und deinen Kunden damit an die ausstehende Zahlung erinnern.

Mit Word und Excel öffnest du jetzt eine separate Mahnvorlage tippst die Daten nochmals ein. Das kann mühselig sein. Ein Rechnungsprogramm erledigt das für dich automatisch: Du kannst jede überfällige Rechnung per Mausklick in eine Mahnung umwandeln und direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus versenden.

Dasselbe Prinzip funktioniert übrigens auch bei Angeboten: Schreibst du ein Angebot und nimmt ein Kunde dein Angebot an, kannst du es in deinem Rechnungsprogramm direkt in eine Rechnung umwandeln.

Diese praktischen Workflows ermöglichen es dir, Rechnungsprozesse schnell und automatisiert abzuwickeln.

Zusammenfassung: Ist ein Rechnungsprogramm besser als Word / Excel?

Zusammenfassend lässt sich sagen: Rechnungsvorlagen für Word oder Excel bieten dir eine kostenlose Möglichkeit, Rechnungen manuell zu schreiben, zu senden und zu verwalten. Das kann ausreichend sein, wenn du nur wenige Rechnungen schreibst. In der Regel bedeutet das aber einen hohen Zeitaufwand für dich – insbesondere der Zahlungsabgleich und die Rechnungsverwaltung können langwierig sein.

Mit einem professionellen Rechnungsprogramm für Gründer sparst du Zeit und Aufwand für wenig Geld: Viele Prozesse wie Rechnungsversand, Zahlungsabgleich und Rechnungsverwaltung sind automatisiert. Du entgehst außerdem möglichen Fehlerquellen wie die Angabe des falschen Rechnungsdatums oder Preises auf deiner Rechnung.

Ein Rechnungsprogramm hilft dir dabei, deine Rechnungsstellung so einfach und schnell wie möglich zu erledigen – und du hast mehr Zeit für die Kernaufgaben deines Unternehmens.