Onboarding neuer Mitarbeiter – Schritt für Schritt fachliche Einarbeitung und soziale Integration verbessern!

Um Mitarbeiter langfristig an ein Unternehmen zu binden und ein positives Arbeitsklima zu schaffen, das eine schnelle Integration ermöglicht, ist zielgerichtetes und systematisches Onboarding unerlässlich. Die amerikanische Aberdeen Group untermauert diese Erkenntnis in einer Studie mit folgenden Zahlen: Unternehmen, die strukturiertes Onboarding betreiben, halten 91 % der neuen Mitarbeiter über das erste Jahr hinaus. Im Gegensatz dazu lässt sich bei schlechtem Onboarding eine Fluktuation von bis zu 70% der neu eingestellten Arbeitskräfte innerhalb des ersten Jahres feststellen.

Onboarding – kurz erklärt

Der aus dem Englischen stammende Begriff ist im Personalmanagement einzuordnen und verweist auf das “An-Bord-nehmen” neuer Mitarbeiter. Der Arbeitnehmer wird systematisch in seinen Einsatzbereich innerhalb des Unternehmens eingeführt und mittels gezielter Maßnahmen in seinem neuen Arbeitsumfeld integriert. So sollen Störfaktoren wie eine mangelnde Einstiegsmotivation, Produktivität oder Loyalität der neuen Mitarbeiter aufgrund schlechter Integration in das Team vermieden werden.

Recruitingprozesse sind für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden. Deshalb und vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels legen Firmen Wert darauf, ihren Wunschkandidaten für eine Position möglichst dauerhaft an sich zu binden. Qualifizierte Arbeitskräfte befinden sich in der heutigen Arbeitswelt jedoch zunehmend in einer Situation, in der sie selbst wählen können unter welchen Bedingungen sie wo arbeiten wollen. Wenn der Prozess zwischen Anbahnung und Integration nicht optimal verläuft und der neue Mitarbeiter sich nicht willkommen fühlt, kann es zu Reibungsverlusten im Team und schlimmstenfalls zu einem Scheitern des neuen Arbeitsverhältnisses kommen.

Der Onboarding-Prozess

Das Instrument des professionalisierten Onboarding soll helfen, eine solche Entwicklung zu verhindern. Gelungenes Onboarding kann die Einstellung und Motivation des neuen Mitarbeiters positiv beeinflussen. Wichtig ist hierbei vor allem eine zentrale Steuerung und Überwachung des Prozesses. Alle Verantwortlichkeiten sollten verbindlich verteilt werden und eine administrative Vorbereitung erfolgen. Das Ziel ist eine rasche und umfassende Integration des Mitarbeiters, um ihm die Möglichkeit zu bieten, schnell produktiv und erfolgreich zu arbeiten. Die soziale und kulturelle Integration ist neben der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, der Identifikation mit der Unternehmenskultur und einer engen Mitarbeiterbindung eines der Hauptziele des erfolgreichen Onboarding. Je mehr positive Erfahrungen der Mitarbeiter im neuen Unternehmen machen kann, desto schneller können eventuell vorhandene Unsicherheiten abgebaut werden. Der Mitarbeiter kann selbstsicher agieren und Potenzial voll ausschöpfen. Eigeninitiative und Motivation werden wesentlich durch das Arbeitsumfeld beeinflusst. Einem Mitarbeiter, der Wertschätzung erlebt und sozial integriert ist, gelingt schnell das Aufbauen einer positiven Bindung zum Unternehmen. Um den Onboarding-Prozess unkompliziert zu machen, gibt es eine große Auswahl an digitalen Angeboten. MyOnboarding ist eine Software von Haufe, die speziell für den Ablauf der Integration neuer Mitarbeiter entwickelt wurden.

Die Phasen des Onboarding

Der Onboarding-Prozesses sollten idealerweise bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters beginnen und sich bis über das Ende der Probezeit hinaus erstrecken.

Phase 1 : Preboarding

Das Mitarbeiter Onboarding beginnt bereits mit Unterzeichung des Arbeitsvertrags. Die Personaler sollten die Zeit bis zum tatsächlichen Antritt der Stelle dazu nutzen, dem neuen Kollegen spezifischere Informationen zum Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Idealerweise kann das Unternehmen in dieser Phase einen Ansprechpartner für eventuell auftauchende Fragen benennen, sowie den Arbeitsplatz des neuen Kollegen mit allen wichtigen Materialien ausstatten. Auch die Erstellung eines Einarbeitungsplans und die Auswahl eines Paten mit ähnlichem Aufgabengebiet, der dem “Neuen” anfangs zur Seite steht, sind Möglichkeiten, die Phase des Preboardings zu nutzen.

Phase 2: Begrüßung / Orientierung

Mit dem ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen beginnt für den neuen Kollegen eine Neuorientierung. Diese soll ihm in dieser Phase erleichtert werden. Ein Rundgang durch das Unternehmen, eine freundliche Begrüßung und Einweisung durch seine neuen Kollegen und den ihm zugewiesenen Paten signalisieren Wertschätzung. Es bietet sich an, nach einer Woche ein Feedback des neuen Mitarbeiters einzuholen, um zu erfahren, wie er sich bisher in das Unternehmen eingelebt hat.

Phase 3: Onboarding und Integration

In dieser Phase kennt der Mitarbeiter bereits seine Kollegen, wichtige Arbeitsabläufe und die Unternehmenskultur. Diese bestehende Bindung soll nachhaltig vertieft werden. Im Wesentlichen soll hier die fachliche Einarbeitung und Integration in die Belegschaft komplettiert werden. Dies kann z.B. durch Teambuilding-Maßnahmen und Workshops geschehen.

Onboarding-Software fürs Smartphone

Die innovative App myOnboarding von Haufe verspricht durch maßgeschneiderte Tools eine effizientere Kommunikation und vielfältige Vernetzungs- und Feedbackmöglichkeiten zwischen dem neuen Mitarbeiter, den Kollegen und dem Unternehmen, mit deren Hilfe der gesamte Onboarding-Prozess gemanaged werden kann. Die Tools wurden für speziell für jede der drei Onboarding-Phasen entwickelt und integrieren alle wichtigen Elemente für nachhaltiges Onboarding.