Die Möglichkeit zur Skalierbarkeit von Prozessen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für Unternehmen, deren Ziel möglichst schnelles Wachstum ist. Das gilt nicht nur für die Marketing- und Vertriebsprozesse, sondern im gleichen Maße auch für Public Relations und die Öffentlichkeitsarbeit. Doch was bedeutet Skalierbarkeit eigentlich genau und wie lässt sich dieses Konzept vernünftig in eine PR-Strategie integrieren? Die Antwort darauf gibt es in diesem Beitrag.

Was bedeutet Skalierbarkeit in der Praxis?

Der Begriff Skalierung geht auf das lateinische Wort „scalae“ zurück, das so viel wie Treppe beziehungsweise Leiter bedeutet. Grundsätzlich ist mit Skalierbarkeit eine Anpassung an veränderte Maßstäbe gemeint, also je nach Erfordernis entweder zu schrumpfen oder zu wachsen.

Im betriebswirtschaftlichen Sinn bedeutet Skalierbarkeit die Möglichkeit zum Wachstum für ein Unternehmen, ohne dass dafür größere Einmalinvestitionen oder eine massive Erhöhung der laufenden Fixkosten erforderlich sind.

Damit ein Unternehmen gut skalieren kann, sollte es so wenig wie möglich physische Kapazitätsgrenzen aufweisen, die Prozesse weitestgehend automatisch ablaufen, eine Expansion in andere Länder und Märkte einfach möglich sein und der Anteil an variablen Kosten möglichst hoch sein.

Ein klassisches Beispiel für ein skalierbares Geschäftsmodell ist beispielsweise eine App, mit der sich Bilder professionell nachbearbeiten lassen. Bis der Vertrieb der App gestartet werden kann, sind Anfangsinvestitionen für die Entwicklung erforderlich. Doch sobald die App fertig und in den wichtigsten Stores gelistet ist, macht es bei den Kosten und beim Aufwand kaum einen Unterschied, ob 10 oder 1.000 Stück davon am Tag verkauft werden.

Es wird kein Personal für die Produktion oder eine Erweiterung des Vertriebsteams benötigt. Eventuell muss die App für die Erschließung eines neuen internationalen Marktes in eine andere Sprache übersetzt werden, doch dieser Aufwand ist verhältnismäßig gering.

Nicht immer lässt sich die Skalierung so einfach durchführen, wie in diesem Beispiel. Trotzdem sollten in einem Unternehmen grundsätzlich alle für einen Bereich verantwortlichen Personen darüber nachdenken, inwieweit eine Skalierung auch in ihrer Business-Unit möglich ist. Das gilt selbstverständlich auch für den Bereich PR/Öffentlichkeitsarbeit.

PR/Öffentlichkeitsarbeit ist heutzutage mehr als die Versendung einer Pressemeldung an einen Medienverteiler

In vielen PR-Abteilungen und auch Agenturen herrscht oftmals noch ein sehr traditionelles Bild von dem Begriff PR/Öffentlichkeitsarbeit. Das Thema Agilität ist zwar in den meisten Unternehmen präsent, doch vom PR-Team wird es zumeist aus der kritischen Distanz eines Unbeteiligten betrachtet.

Das Problem dabei: Bis vor zehn Jahren war es vielleicht noch gut möglich, mit einer professionell gestalteten Pressemeldung zu einem bestimmten Thema und dem Versand an einen sorgfältig aufgebauten Medienverteiler einige Aufmerksamkeit zu bekommen. Doch im Zeitalter der Digitalisierung ist das längst vorbei.

Das Umfeld im PR-Bereich ist vor allem durch die sozialen Medien und Influencer wesentlich komplexer geworden. Vorgefertigte Lösungen und einfache Erfolgsrezepte wie früher gibt es einfach nicht mehr. Die agile Arbeitsweise kann auch bei der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens dabei helfen, dieses Problem zu lösen. Dazu ist es jedoch erforderlich, den Begriff Agilität ein wenig zu definieren und einzugrenzen.

Was bedeutet Agilität im Sinne von PR/Öffentlichkeitsarbeit?

In Geschäftsbereichen wie beispielsweise in der Software-Entwicklung ist die agile Arbeitsweise gängige Praxis, wenn es darum geht, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen.

Unternehmen machen zu diesem Zweck ihre Mitarbeiter fit für die Agilität und statten sie durch entsprechendes Coaching und Fortbildungsmaßnahmen mit dem entsprechenden agilen Skillset aus. Zudem stellen sie ihnen im Unternehmen auch die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung, die dafür benötigt werden.

Genau das ist die Voraussetzung dafür, um nicht bei jedem neuen Projekt bei Stufe 0 zu beginnen, sondern auf bereits vorgefertigte Lösungspakete und entwickelte Teilprozesse zurückgreifen zu können.

Was das für PR im digitalen Zeitalter bedeutet, lässt sich mit Hilfe eines Beispiels einfach erklären: Ein Start-Up gewinnt für die Promotion ihres Produkts einen bekannten Influencer. Damit dieser Influencer erfolgreich arbeiten kann, ist es erforderlich, ihm entsprechendes Text- und Bildmaterial zur Verfügung zu stellen und ihm einen Einblick in die Unternehmensvision zu verschaffen.

Daraus lassen sich Informationspakete generieren, die – einmal erstellt- genauso auch für die Zusammenarbeit mit anderen Influencern verwendet werden können. In diesem Fall kommt es also wie beispielsweise beim Vertrieb einer App zu einem hohen Initialaufwand. Ist dieser jedoch einmal erledigt, hält sich der weitere Arbeitsaufwand in Grenzen. Neue Influencer können sich so beispielsweise ihre Informationen von einem eigens dafür geschaffenen Content-Bereich auf einem geschützten Bereich der Unternehmens-Webseite holen.

Dieses Beispiel lässt sich auf viele weitere Einsatzbereiche von PR/Öffentlichkeitsarbeit umsetzen, beispielsweise bei crossmedialen Publikationen, Dialogveranstaltungen oder beim Sponsoring.