Start-Ups zeichnen sich oftmals durch innovative Geschäftsfelder und schnellem Wachstum aus. Um dieses verarbeiten zu können, bedarf es softwareseitiger Unterstützung. Oftmals begehen viele Start-Ups den Fehler für ein spezifisches Problem eine spezielle Software zu implementieren.
Das Resultat – ein Flickenteppich vieler verschiedener Softwarelösungen, die letztlich nur von einigen wenigen Mitarbeitern gänzlich verstanden wird. Mit einer ganzheitlichen ERP-Software umgeht man dieses Problem von vornherein und soft für schnelle und effiziente Prozesse.
Wir werfen einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software und zeigen auf, warum gerade Start-Ups von diesen im besonderen Maße profitieren können.
Inhaltsübersicht
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
Hinter dem Kürzel ERP verbirgt sich das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“ (www.erp.de). Diese beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es optimierter Prozesse und einer zentralen Planung, Steuerung und Überwachung all dieser Abläufe.
Gleichzeitig muss eine nahtlose Versorgung aller Prozesse mit der richtigen Menge an Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort gewährleistet werden können. Keine leichte Aufgabe, bedenkt man, dass in einem Unternehmen tausende Prozesse teilweise parallel zueinander ablaufen. Dazu bedarf es softwareseitiger Unterstützung.
Diese wird in Form von ERP-Software-Systemen geliefert. Eine ERP-Software (www.erp.de/erp-software) bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse deutlich verschlanken, zusammenführen und teilweise sogar automatisieren.
Unternehmensweit mit denselben Daten arbeiten
Alle Abteilungen arbeiten fortan mit denselben Daten, was zum einen zu einem transparenten und schnelleren Informationsfluss und zum anderen zu geringeren Fehlerquoten im Betriebsablauf führt. Alle Abläufe des Unternehmens lassen sich zentral planen, steuern und überwachen. So kann jeder einzelne Prozess mit den richten Ressourcen zur richtigen Zeit ausgestattet werden, ohne dass es dabei zu Verschwendungen oder Engpässen kommt.
Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module übernimmt dabei spezifischen Aufgaben im Unternehmen. So finden sich Module zur Kundenverwaltung, zum Rechnungswesen, zum Personalwesen, für die Produktion, die Logistik oder auch für die Lagerverwaltung an.
Doch das sind nur einige Beispiele. Moderne ERP-Software-Lösungen verfügen über eine Vielzahl verschiedenster Funktionen, die dabei helfen alle Prozesse eines Unternehmens abzudecken. Alle Module sind über die zentrale Datenbank miteinander verbunden, was abteilungsübergreifende Prozesse und eine unternehmensweite Kommunikation ermöglichen. Mit derartig optimierten Prozessen lassen sich diverse Ressourcen freisetzen, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können.
Verschiedene Lizenzmodelle einer ERP-Software
Eine ERP-Software kann auf unterschiedlichen Arten Einzug in ein Unternehmen halten. So kann beispielsweise eine Software direkt vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern installiert werden. Bei diesem Modell spricht man von der On-Premises-Variante. Dem gegenüber steht das sogenannte Cloud-ERP-Modell. Hier wird die Software auf den Servern des Cloudbetreibers installiert und dem Anwender über das Internet zugänglich gemacht. Es bedarf keiner eigenen Server und auch die Wartung und Instandhaltung der Software entfällt.
Gerade die Cloud bietet kleinen Start-Ups hervorragende Möglichkeiten. Gerade zu beginn einer Geschäftstätigkeit ist das Geld oft knapp und soll lieber in das eigentliche Geschäftsfeld fließen. Lokale ERP-Lösungen sind oft mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden. In der Cloud hingegen zahlt man pro Nutzer einen monatlichen Betrag und kann die Software in dem Umfang nutzen, wie man sie braucht.
Vorteile einer frühen Implementierung
Warum lohnt es sich also für Start-Ups möglichst früh mit einer einheitlichen und ganzheitlichen ERP-Software zu starten? Ein entscheidender Grund dafür liegt in der Konsistenz des Datenstamms. Daten sind das Gold der heutigen Zeit. Werden diese von Anfang an einheitlich und allumfassend erhoben und gespeichert, schafft man einen Datenstamm, mit dem in Zukunft gearbeitet werden kann.
Über je mehr Daten eine ERP-Software verfügt, desto effizienter kann diese arbeiten. Durch die Auswertung der Kundendaten beispielsweise lassen sich wichtige Erkenntnisse zu deren Wünschen und Bedürfnissen gewinnen. Diese können dann gewinnbringend für den Vertrieb, das Marketing oder auch den Kundenservice genutzt werden.
ERP-Software mit mitwächst
Auch eigene Prozesse lassen sich mit einem fundierten Datenstamm immer weiter optimieren. So spart ein Unternehmen langfristig enorm viele Ressourcen ein. Dieser Vorsprung ist heute gerade für Start-Ups elementar. Junge Unternehmen benötigen nicht direkt von Beginn an ein vollumfängliches ERP-System. Doch startet man mit einer Lösung, können nach und nach weitere Module zu diesem hinzugefügt werden.
Die ERP-Software wächst also mit dem Unternehmen mit und lässt sich hinsichtlich Funktionsumfang und Nutzerzahl oft beliebig erweitern. Je eher man also mit einer ERP-Software startet, desto einfacher wird es auch, die eigenen Mitarbeiter an diese Arbeitsweisen zu gewöhnen.
Hat man die ersten Jahre auf Insellösungen gesetzt und kommt dann an den Punkt eine ERP-Software implementieren zu wollen, ist dies oftmals einem enormen Aufwand verbunden. Je länger man die Sache aufschiebt, desto schwieriger wird der Umstieg am Ende.