Erfolg kleiner Unternehmen

Der Faktor Zeit ist hauptsächlich für viele kleine Unternehmen besonders wichtig. Automatisierungstools können ihnen dabei helfen, alltäglichen Aufgaben effizienter zu gestalten. Von CRM-Systemen über Buchhaltungssoftware bis zu Projektmanagement-Tools gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Aufwand bei wiederkehrenden Prozessen zu minimieren, den Fokus auf das Wesentliche zu richten und sich somit einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz zu sichern.

CRM-Systeme für automatisierte Follow-ups

CRM-Systeme sind das Rückgrat moderner Kundenbeziehungen. Sie speichern und analysieren Kundeninformationen, um die eigenen Verkaufschancen zu optimieren und den Service persönlicher zu gestalten. Mit einer leistungsstarken CRM-Software lassen sich vor allem Follow-ups bei Anfragen effektiv automatisieren. Dabei kann festgelegt werden, dass nach einem bestimmten Zeitraum oder nach bestimmten Ereignissen wie der Anfrage nach Informationsmaterial zu einem Produkt oder einer Dienstleistung automatisch eine E-Mail versendet wird.

Zu den beliebtesten Lösungen am Markt zählen unter anderem Salesforce, HubSpot und Zoho CRM, die sich vorwiegend durch ihre individuelle Anpassbarkeit und Benutzerfreundlichkeit auszeichnen. Bei der Implementierung eines CRM-Systems sollte besonders auf die Möglichkeit zur Integration mit anderen Tools geachtet werden. Zudem ist es wichtig, das Team gründlich zu schulen, damit auch wirklich alle Vorteile voll ausgeschöpft werden können.

Für die Buchhaltung eignen sich kaufmännische Komplettlösungen

Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert kleinen Unternehmen die Verwaltung ihrer Finanzen. Bürokratische Aufgaben wie die Buchhaltung, die Auftragsabwicklung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung können damit einfach automatisiert werden. Statt teure externe Dienstleister zu beauftragen oder verschiedene Programme für einzelne Aufgaben zu nutzen, ermöglichen kaufmännische Komplettlösungen die zentrale Erledigung aller finanziellen Vorgänge.

Zu den wichtigsten automatisierten Funktionen gehören unter anderem das Generieren von Belegen aus der Auftragsbearbeitung, die Bereitstellung von Daten aus der Gehaltsabrechnung im Buchhaltungsmodul sowie eine effiziente Warenwirtschaft inklusive Inventur. Gute Cloud-Komplettlösungen für Einsteiger und Freiberufler sind je nach Funktionsumfang bereits für unter 20 Euro monatlich erhältlich. Bei Desktop-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen mit Lagerhaltung, Warenwirtschaft und Mitarbeiterverwaltung sollte mit rund 35 bis 40 Euro pro Monat kalkuliert werden.

Automatisierte Kundennähe schaffen mit E-Mail-Marketing-Tools

Bei den E-Mail-Marketing-Tools handelt es sich um Softwarelösungen, die es Unternehmen ermöglichen, gezielt und personalisiert mit ihrer Zielgruppe zu kommunizieren. Beliebte Optionen wie MailChimp, GetResponse oder Rapidmail bieten Funktionen zum Erstellen, Versenden und Analysieren von E-Mail-Kampagnen. Diese Tools helfen den Unternehmern dabei, ihre Marketingaktivitäten zu automatisieren, beispielsweise indem sie nach dem Kauf eines Produkts automatisch eine Dankes-E-Mail versenden oder auf Basis des Nutzerverhaltens personalisierte Angebote ausspielen.

Bei der Auswahl eines E-Mail-Marketing-Tools ist es besonders wichtig, die Datenschutzrichtlinien zu beachten. Deshalb ist ein europäischer Anbieter zu empfehlen, der mit den Bestimmungen der Europäischen Union vertraut ist. Für kleinere E-Mail-Volumen bieten viele Anbieter kostenlose Einstiegspakete an. Je nach Umfang der versendeten E-Mails können sich die Paketpreise jedoch deutlich unterscheiden. Deshalb ist es ratsam, sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, wie viele E-Mails pro Monat voraussichtlich versendet werden sollen.

Moderne Projektmanagement-Tools mit Fokus auf Agilität

Traditionelle Werkzeuge wie Excel oder Outlook stoßen bei der Planung von Projekten schnell an ihre Grenzen. Auch etablierte Lösungen wie MS Project haben in Start-ups und kleinen Unternehmen an Bedeutung verloren, da sie den flexiblen Anforderungen des agilen Projektmanagements nicht gerecht werden.

Moderne Kanban-Tools wie Monday, Asana oder Trello revolutionieren stattdessen heutzutage die Projektsteuerung. Sie ermöglichen nicht nur die einfache Handhabung von Projekten, sondern zusätzlich auch noch die Darstellung und Automatisierung zahlreicher Unternehmensworkflows. Nehmen wir die Markteinführung einer neuen Software als Beispiel: Diese Tools bieten dabei Vorteile wie die automatische Zuweisung von Aufgaben an Personen oder Teams nach dem Abschluss von Meilensteinen, die Erinnerung an wichtige Deadlines und die Integration mit anderen Softwarelösungen, um die einzelnen Prozesse effizient zu gestalten. So liegt der Fokus weiterhin auf der Kreativität, während Routineaufgaben automatisiert werden.

Social Media auf Knopfdruck managen

Fast kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, auf die Präsenz in den sozialen Medien zu verzichten. Die Pflege der einzelnen Kanäle von LinkedIn bis TikTok erfordert jedoch viel Zeit. Social-Media-Tools wie swat.io, Hootsuite oder Social Hub automatisieren einen Großteil dieser Aufgaben und helfen dabei, Zeit und Ressourcen zu sparen. Diese Tools bieten zahlreiche Funktionen, die Unternehmern den Arbeitsalltag im Umgang mit den sozialen Medien erleichtern. Sie ermöglichen das automatische Veröffentlichen von Inhalten, die selbsttätige Zuweisung eingehender Nachrichten, die Nutzung von Antwortvorlagen und Textbausteinen für häufig gestellte Fragen, die Generierung von Content-Ideen und das maschinelle Hinzufügen von Hashtags.

Durch diese Automatisierungen können Unternehmen effizienter mit Kunden und Interessenten kommunizieren und auf Nutzerinteraktionen schneller reagieren. Besonders preiswert ist das allerdings nicht immer – Die Kosten für leistungsstarke Tools bewegen sich zwischen 50 und 100 Euro pro Monat. Anbieter wie Buzzsumo und Buffer bieten jedoch kostenlose Einstiegspakete.