Die Wichtigkeit der Archivierung von Rechnungen und Belegen darf unter keinen Umständen unterschätzt werden, da steuerrelevante Dokumente einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Während dieser Zeitspanne muss man damit rechnen, dass bestimmte Nachweise vom Finanzamt erneut angefordert werden können. Allerdings stellt sich das Wiederfinden dieser Unterlagen manchmal als recht schwierig heraus, was allerdings Konsequenzen zur Folge haben kann. Um dies zu vermeiden, nutzen immer mehr Unternehmen ein digitales Rechnungs- und Aufbewahrungssystem. So gestaltet sich die Archivierung viel effizienter und zugleich ergeben sich noch weitere Vorteile. Welche das sind und worauf man bei der Digitalisierung von Rechnungen achten muss, wird im Anschluss erläutert.
Inhaltsübersicht
Warum es ratsam ist, Rechnungen zu digitalisieren:
Laut dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz müssen kaufmännische oder steuerliche Unterlagen mindestens 6 Jahre archiviert werden. Die Frist kann sich sogar auf 10 Jahre erhöhen, sofern es sich um Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Eingangs- und Ausgangsrechnungen handelt. Bei den Unmengen an Papierkram, die täglich in einem Unternehmen anfallen, kann man sich bereits vorstellen, um was für ein Ausmaß es sich dabei handelt. Denn auch Nachweise zu Reisekostenabrechnungen oder weiteren Abschreibungen, gehören ordnungsgemäß aufbewahrt. Was zusätzlich dadurch anfällt, sind Kosten für:
- Druck
- Papier
- Porto
- Lagergebühren
Dank dem Umstieg auf digitale Rechnungen erübrigen sich all diese Dinge und noch dazu lässt sich so die Buchhaltung beschleunigen, ein sicheres Archiv gewährleisten und der gesamte Aufbewahrungsprozess geht um ein Vielfaches einfacher vonstatten.
Gesetzliche Vorschriften bei der Digitalisierung von Rechnungen
Allein die Digitalisierung von Belegen führt nicht dazu, dass sich Rechnungen leichter wiederfinden lassen. Ausschlaggebend dafür ist nämlich eine gute Ordner- und Archivstruktur, die zudem den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Allen voran müssen vor allem die GoBDs, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form und zum Datenzugriff, beachtet werden. Dazu gehört es beispielsweise:
- Die Rechnungen zu indexieren
- Daten-Clouds zu verwenden, die gesetzlich zugelassen sind
- Rechnungen in Papierform erst dann zu vernichten, sobald sie digital per Verfahrensdokumentation eingescannt wurde
Bei dieser sogenannten Verfahrensdokumentation muss zusätzlich festgehalten werden, wer den Beleg gescannt hat, ob auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geachtet wurde und welche Hard- als auch Software zum Einsatz kam. Außerdem können sich die GoBDs aufgrund von technischen Anpassungen und Erneuerungen ändern, weshalb es wichtig ist, stets auf dem aktuellsten Stand zu sein.
Die Vor- und Nachteile digitalisierter Rechnungen
Viele Unternehmen schrecken vor einer Prozessumstellung ab, da damit eine gewisse Eingewöhnungsphase, Kosten und so manche Risiken eingehen. Dennoch ergeben sich, vor allem langfristig gesehen, viele Vorzüge für einen Betrieb. Zur Übersicht sind hier die relevantesten Vor- und Nachteile aufgelistet, die mit der Digitalisierung von Rechnungen und Belegen verbunden sind:
- Vorteile: Nicht nur erhöht sich die Arbeitseffizienz in der Buchhaltung, sondern zudem erspart sich das Finanzteam einiges an Arbeit und Zeit. Noch dazu wird eine viel höhere Transparenz und eine leichtere Fehlerkorrektur geboten. Als weiteren großen Pluspunkt darf man natürlich nicht die Kostenersparnisse von Druck-, Papier- und Lagergebühren vergessen.
- Nachteile: Alle digitalen Speicherungen sind leider nicht gänzlich vor Datenverlust oder -diebstahl geschützt. Außerdem ergeben sich im Zuge dieser Archivierungsart neue Vorschriften, weshalb gerade am Anfang DSGVO-Verstöße gar nicht so selten auftreten. Auch die Anfangsinvestition und laufende Gebühren, aufgrund einer Abrechnungssoftware oder einer Komplettlösung, müssen berücksichtigt werden.
Des Weiteren ist es möglich, eine solche Software, zum Digitalisieren von Rechnungen, mit weiteren technischen Unterstützungen, wie unter anderem Firmenkreditkarten, zu ergänzen und auszubauen.
Wie digitalisiert man überhaupt Rechnungen?
Grob lässt sich sagen, dass sich 3 Wege anbieten, um Rechnungen und Co. zu digitalisieren:
- Händler und Lieferanten: Diese kann man bitten, Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen direkt in digitaler Form zu verschicken. Dabei ist es empfehlenswert, sich eine zentrale E-Mail-Adresse anzulegen, damit alle Dokumente gesammelt vorliegen.
- Händisch einscannen: Eine weitere Möglichkeit ist das händische Einscannen von Rechnungen. Bei einer größeren Anzahl von Unterlagen sollte dabei jedoch auf ein Gerät mit automatischem Einzug gesetzt werden, um sich die Arbeit zu erleichtern.
- Software: Dabei werden die Belege nicht nur gescannt, sondern gleichzeitig auch GoBD-konform abgelegt. Noch dazu dienen solche Programme als DATEV-Schnittstelle.
Je nach Vorlieben, Unternehmensgröße und Umfang der Rechnungen, lässt sich mit Sicherheit eine geeignete Variante finden!
Fazit
Das Handelsgesetzbuch und das Umsatzsteuergesetz setzen eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten voraus, die bei entweder 6 oder 10 Jahren liegen. Jedes Unternehmen, egal welche Größe, ist dazu verpflichtet, sich daranzuhalten, da das Finanzamt innerhalb dieses Zeitraums die Unterlagen immer wieder einfordern kann. Bei Missachtung können einem Betrieb schwere Konsequenzen drohen, weshalb immer öfter die Digitalisierung von Rechnungen zum Einsatz kommt, um zum einen eine konforme Archivierung umzusetzen und zum anderen Nachweise einfacher wiederzufinden. Zugleich erspart sich ein Unternehmen dadurch die Papier-, Druck- und Lagerkosten und die Buchhaltung profitiert von einer enormen Effizienzsteigerung. Des Weiteren erhöht sich die Transparenz, Fehlerkorrekturen lassen sich leichter einbauen und es kommt zu Arbeitsbeschleunigungen. Allerdings müssen dabei die sogenannten GoBDs berücksichtigt und konform umgesetzt werden. Dabei kann beispielsweise auch die Verwendung einer Abrechnungssoftware oder einer Komplettlösung hilfreich sein.